Zentralisierung der Stammdatenpflege

Neue Wege für Pastoral und Verwaltung

Zentralisierung der Stammdatenpflege

Ziel ist die Vereinheitlichung und Erlangung eines hohen Qualitätsstandards für alle Stammdaten im Finanz- und Rechnungswesen nach übergreifend geltenden Normen. Bislang wurden die Stammdaten in den Rendanturen angelegt und angepasst und standen auch nur der jeweiligen Rendantur zur Verfügung. Nun werden alle Änderungen an Stammdaten der Zentralen Stammdatenpflege gemeldet, dort erfasst und nach einer integrierten Qualitätssicherung den Nutzern zur Verfügung gestellt. So wird eine bessere Berichtsqualität erreicht, die den Gremien bei der Steuerung ihrer Entscheidungen zugutekommt.

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Zuletzt aktualisiert: 15. Juni 2016

Ursprünglich wurden die Stammdaten in den einzelnen Rendanturen gepflegt. Anstatt einer Vielzahl von verteilt agierenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern pflegt nun ein kleines spezialisiertes Team die Stammdaten.

Das Team der Stammdatenpflege ist in die Hauptabteilung Seelsorgebereiche eingebunden. Zwischen den Rendanturen und diesem Team wurden standardisierte Abläufe und Kommunikationsstrukturen aufgebaut, damit ein schneller Informationsfluss und effizienter Arbeitsablauf gewährleistet sind. Man folgt dem Anspruch, ein hohes Maß an Qualität erreichen und beibehalten zu wollen. Risiken bei fehlerhaften Stammdaten sollen auf ein Minimum reduziert werden. Die Rendanturen werden dadurch bei der Abwicklung der operativen Buchhaltung unterstützt, um die Gremien bestmöglich mit den Informationen für ihre Arbeit zu versorgen.

Übrigens: Stammdaten sind grundlegende Informationen im Finanz- und Rechnungswesen, auf denen die Buchhaltung basiert. Dazu gehören zum Beispiel Kunden- und Lieferantendaten (Anschriften, Bankverbindungen etc.), aber auch Daten zu den verschiedenen kirchlichen Einrichtungen (Gemeinden, Kitas, Friedhöfe etc.) und weitere grundlegende Informationen wie Sachkonten, Kostenstellen, Finanzanlagen, Darlehen etc.

Die Aufgaben und Abläufe in den Buchhaltungen der Rendanturen änderten sich grundsätzlich nicht. Die Zentrale Stammdatenpflege kommt nur ins Spiel, wenn aktuell Stammdaten im Finanzsystem angelegt oder verändert werden. Es wurden also lediglich die Abläufe in Bezug auf die Stammdaten verändert. 

Auswirkungen auf die Mitarbeiteranzahl in den Rendanturen ergaben sich nicht: Der Stellenumfang für Stammdatenpflege war in den einzelnen Rendanturen so gering, dass durch die Einführung der Zentralen Stammdatenpflege kein Personalabbau erfolgte.

Es gilt der Grundsatz: Je früher Informationen zu neuen oder veränderten Daten bereitgestellt werden, desto eher stehen sie im System den Anwendern zur Verfügung. Daher müssen Prozesse zur Meldung von neuen Stammdaten bzw. zu deren Veränderung überprüft und möglichst optimiert werden. Es haben sich Veränderungen ergeben, die unter anderem das Zusammenspiel zwischen Pastoralbüros und Rendanturen betreffen. Veränderungen gab es auch bei den Abläufen zwischen Kita-Einrichtungen und Rendanturen, wenn zum Beispiel Stammdaten neuer Kinder im Bereich der Essensgelder übermittelt werden.

Die Daten werden im gleichen System gepflegt wie bisher, auch der Ort der Datenhaltung ändert sich nicht. Es gibt jetzt lediglich ein zentrales Team, das Stammdaten als Dienstleistung für die Rendanturen und Kirchengemeinden anlegt und pflegt. Das Generalvikariat hat dadurch nicht mehr und nicht weniger Informationen oder Interventionsmöglichkeiten als vorher. Die operative Buchhaltung, also die Buchung von Eingangsrechnungen, von Kapitalerträgen oder von Zins- und Tilgungsleistungen, erledigen wie bisher die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rendanturen.